Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Görev Unvanı

Yüksekokul Müdürü

Bağlı Olduğu Birim Yöneticisi

-

Yerine Vekâlet Edecek Kişi

Yüksekokul Müdür Yardımcısı

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Müdür, Yabancı Diller Yüksekokulunun amaç ve ilkelerine uygun olarak; Yüksekokulun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapar, planlar, yönlendirir, koordine eder ve denetler.
• Eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmalarını sağlamak.
• Yüksekokul Kurullarına Başkanlık etmek, Yüksekokul Kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
• Tüm öğrenciler için etkili ve güvenli bir öğrenme ortamı oluşturmak,
• Akademik ve idari personelin etkin ve iş birliği içinde çalışması için gerekli ortamı oluşturmak,
•  Akademik, idari ve gerekli görülen tüm konularda öğrenci, öğretim elemanı ve idari personelden geri bildirim almak, alınan geri bildirim doğrultusunda gerekli iyileştirmeleri yapmak,
• - Üniversitemiz düzeyindeki kurul ve komisyonlarda YDYO’yu temsil etmek.
•    2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
• Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokul genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek.
• Yüksekokul ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak.
• Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
• Yüksekokul ve bağlı birimlerinin eğitim-öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesini planlamak.
• Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak.
• Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sağlanmak.
• Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi için alt birimleri koordine etmek.
• Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol edilmesini ve sonuçlarının alınmasını sağlamak.

Harcama Yetkisi

• Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur.

Diğer Görev ve Sorumluluklar

• Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korunmasını sağlamak.
• Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek.
• Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak.
• Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

İlgili Personel

Birim Yöneticisi

Tarih

09.10.2024

Tarih

09.10.2024

Unvanı Adı Soyadı

Doç. Dr. Handan ÇELİK

Unvanı Adı Soyadı

Doç. Dr. Handan ÇELİK

İmza

İmza

Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Görev Unvanı

Yüksekokul Müdür Yardımcısı (Eğitim- Öğretim İşlerinden Sorumlu)

Bağlı Olduğu Birim Yöneticisi

Yüksekokul Müdürü

Yerine Vekâlet Edecek Kişi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Müdüre, görevi başında olmadığı zamanlarda vekalet etmek.
• İlgili kanun ve yönetmeliklerle verilen görevleri yapmak.
• Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.
• Her eğitim-öğretim dönemi başında ders öğretim programlarının ilgili öğretim elemanları tarafından hazırlanarak öğrencilere duyurulmasını sağlamak.
• Akademik takvimin belirlenmesini sağlamak.
• Yüksekokul öğrenci kulüplerinin kurulması için gerekli çalışmalar yapmak.
• Öğrenci ders kayıtlarının düzenli yapılmasını sağlamak.
• Öğrenci danışmanlık hizmetlerini düzenlemek ve işleyişini denetlemek.
• Yurt içi ve yurt dışı öğrenci yatay geçiş işlemlerinin yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlamak.
• Öğrenci otomasyon sisteminin yapılmasını ve düzenli olarak çalışmasını sağlamak.
• Sınav tarih, saat ve yerlerini belirlenmesini, gözetmenlerin tayin edilmesini ve sınavların düzenli olarak yapılmasını sağlamak.
• Mazeret sınav isteklerini değerlendirir ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
• Öğrenci disiplin olayları ile ilgili işlemleri yönetmenliklere uygun olarak yapmak.
• Öğrencilerin sportif ve kültürel etkinlikler kapsamındaki izinlerini değerlendirmek ve ilgili birimler tarafından gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak.
• Öğrencilerin kayıt dondurma isteklerini değerlendirir ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
• Öğrencilerin ders muafiyetlerini değerlendirir ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak.
• Değişik nedenlerle ortaya çıkan öğrenci ders intibakları ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak.
• Öğrenciler tarafından sınav sonuçlarına yapılan itirazları değerlendirir ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
• Yüksekokul bünyesinde ders dağılımlarının dengeli ve makul bir şekilde yapılmasını sağlamak.
• Haftalık ders programlarının yapılması ile ilgili görevli elemanlarla eş güdüm içerisinde çalışarak programların düzenli bir şekilde hazırlanmasını, otomasyon sistemine işlenmesini ve öğretim elemanları ile öğrencilere duyurulmasının sağlamak.
• Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin oryantasyon etkinliklerinin organizasyonunu sağlamak.
• Yatay geçiş, dikey geçiş, çift ana dal, yan dal, yabancı uyruklu öğrenci kabulü ile ilgili her türlü çalışmaları ve takibini yapmak, programların düzenlenmesini sağlamak.
• Her türlü burs işlemleri ile ilgilenmek, bunlar için kurulacak komisyonlara başkanlık yapmak.
• Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği gözden geçirmek, denetlemek ve kontrolünü sağlamak.
• Bölüm koordinatörlerinin çözüme kavuşturulamayan öğrenci sorunlarını Müdür adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak.
• Yüksekokul temsilcisi seçimlerini düzenlemek bu temsilcilerle yapılacak toplantılara başkanlık etmek.
• Ders görevlendirmelerinin denetimini yapmak.
• Öğrencilere yönelik istatistiki veriler oluşturmak ve değerlendirmek.
• ERASMUS ve FARABİ programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere yardımcı olmak, Bölümlerle koordinasyonu sağlamak.
• YDYO’daki öğretim süreci ve öğrenci talep ve şikâyetleri ile ilgilenmek
• Düzenli bir biçimde Yüksekokul Kurulu, Yönetim Kurulu ve Akademik Kurul toplantılarına katılmak.
• Üst yönetici tarafından verilen diğer işleri yapmak.

İlgili Personel

Birim Yöneticisi

Tarih

09.10.2024

Tarih

09.10.2024

Unvanı Adı Soyadı

Öğr. Gör. Dr. Yıldıray KURNAZ

Unvanı Adı Soyadı

Doç. Dr. Handan ÇELİK

İmza

İmza

Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Görev Unvanı

Yüksekokul Müdür Yardımcısı (İdari Mali İşlerinden Sorumlu)

Bağlı Olduğu Birim Yöneticisi

Yüksekokul Müdürü

Yerine Vekâlet Edecek Kişi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Müdüre, görevi başında olmadığı zamanlarda vekalet etmek.
• İlgili kanun ve yönetmeliklerle verilen görevleri yapmak.
• Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.
• Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak.
• Yüksekokul politika ve stratejilerinin belirlenmesi yönünde gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak.
• Ek dersler formlarını kontrol etmek ve denetlemek.
• Akademik ve idari personelin atanma, kadro, izin, rapor ve diğer özlük haklarını izlemek, bu konularda personelin isteklerini dinlemek, çözüme kavuşturmak.
• Yüksekokulun, personel (özlük hakları, akademik personel alımı, süre uzatma, idari soruşturma vb.) işlerinin koordinasyonunu sağlamak ve yürütmek, ilgili komisyonları oluşturmak.
• Çevre, temizlik, bakım ve onarım hizmetlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak ve denetlemek.
• Yıllık İdari Faaliyet Raporlarını hazırlamak.
• Yüksekokulun stratejik planını hazırlamak.
• Yüksekokul iç kontrol uyum eylem planının hazırlanmasını, denetimini ve ilgili birimlere sunulmasını sağlamak
• Satın alma ve ihalelerle ilgili çalışmaları denetlemek ve sonuçlandırmak.
• Arşiv, istatistik ve veri tabanı çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
• Altyapının geliştirilmesi, destek hizmetleri, iş dünyası, sanayii ve toplumla ilişkileri düzenlemek.
• Gelişim planı çerçevesinde insan kaynaklarının geliştirilmesini sağlamak.
• Teknik, teknolojik ve fiziki altyapının planlanması, verimli kullanımı ve iyileştirilmesini sağlamak.
• Tahakkuk, taşınır mal kayıt kontrol, satın alma, bütçe ve ödenek durumlarının takibini yapmak.
• Sivil savunma hizmetlerinin ve güvenlik hizmetlerinin takibini yapmak, mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
• ÖSYM ve Açıköğretim Fakültesi (AÖF) ile ilgili sınavların koordinasyonunu sağlamak.
• Baskı, fotokopi ve bilgi işlem birimlerinin düzenli çalışmasını sağlamak.
• Yüksekokula alınacak ya da diğer birimlerde yaptırılacak araç, gereç ve malzemelerle ilgili olarak o birim amirleri ile görüşmelerde bulunmak, onların görüş ve önerilerini almak.
• Görev alanına giren konularda komisyonlar kurmak, komisyon çalışmalarının takibini yapmak ve süresi içinde sonuçlandırılmalarını sağlamak.
• Çalışma odaları ve dersliklerle ilgili ihtiyaçların belirlenmesi, hazırlıkların gözden geçirilmesi, ve çalışmaların denetlenmesini sağlamak.
• Laboratuvarlarla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerinin alınmasını sağlamak.
• Dersliklere ait ders araç-gereç ihtiyaçların belirlenmesi ve teminini sağlamak.
• Teknik hizmetleri denetlemek.
• Her eğitim-öğretim yılı sonunda yapılacak olan Akademik Genel Kurul sunularını hazırlamak.
• Tahakkuk ve ayniyat hizmetlerini denetlemek, depoların düzenli tutulmasını sağlamak.
• Yüksekokulda açılacak (Trabzon Üniversitesi dışından ve özel amaçlı) kitap sergileri, standlar ile asılmak istenen afiş ve benzeri talepleri incelemek, denetlemek.
• Binalar ve çevre düzeni ile ilgili birimlerin ve işlerin denetimini yapmak.
• Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu kararlarını kontrol etmek ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
• Yüksekokulda iş güvenliği, iş sağlığı ve risk değerlendirme ile ilgili çalışmaları yürütmek.
• Üst yönetici tarafından verilen diğer işleri yapmak

İlgili Personel

Birim Yöneticisi

Tarih

09.10.2024

Tarih

09.10.2024

Unvanı Adı Soyadı

Öğr. Gör. Dr. Gökçenaz GAYRET

Unvanı Adı Soyadı

Doç. Dr. Handan ÇELİK

İmza

İmza

Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Görev Unvanı

Bölüm Başkanı

Bağlı Olduğu Birim Yöneticisi

Yüksekokul Müdürü

Yerine Vekâlet Edecek Kişi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Anayasanın 129. Maddesi gereği “Memurlar ve diğer kamu görevlileri Anayasa ve kanunlara sadık kalarak faaliyette bulunmakla yükümlüdürler” hükmüne uymak.
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 2. Bölümünde (ödev ve sorumluluklar) yer alan 6-16. Maddelere uymak.
• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda kendisine tanımlanmış görevleri yapmak.
• Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak.
• Ders ve sınav programlarının hazırlanması çalışmalarına katılmak,
• Sorumlu olduğu derslerin eksiksiz yürütülmesini sağlamak, sınavların programdaki tarih ve saatlerine uygun şekilde yapılmasını sağlamak.
• Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamalarına yardımcı olmak.
• Bilimsel araştırmalar ve yayınlar yapmak.
•  Bilimsel alanda ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine destek vermek.
• Müdürlüğün öngördüğü toplantılara katılmak, faaliyetlere destek vermek.
• Sorumlusu olduğu derslik, uygulama laboratuvarı vb. mekânlarda yapılacak değişiklikler ve onay için bölüm başkanlığından gerekli izinleri zamanında almak. Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.
• Bölümün eğitim-öğretim faaliyetleri, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması gereken çalışmalarına destek vermek.
•  Erasmus, Farabi ve Mevlana değişim programları ile ilgili çalışmalara katılmak.
• Engelli ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunları ile ilgilenmek.
• Ek ders ödemelerine esas teşkil eden onaylamaları yapmak ve formları zamanında ve eksiksiz olarak tahakkuk birimine ulaştırmak.
• Birimin etik kurallarına uymak, hassas ve riskli görevleri dikkate almak.
• Yüksekokul Müdürünün vereceği diğer görevleri yapmak.
• Derslerin etkili bir biçimde yürütülmesini ve telafi derslerini takibini sağlamak,
• -Sınavların uygulanması ve sonuçlarının analizi, geçerlilik ve güvenirlik çalışmalarını yapılmasını sağlamak,
• -Öğrencilerin başarı ve yoklama takibinin yapılmasını sağlamak,
• -Hazırlık ve hazırlık dışı ders görevlendirmelerinin planlanmasında eğitimden sorumlu müdür yardımcısına  yardımcı olmak,  
• -Hazırlık dışı ders verilen fakülte ve yüksekokullarının yetkilileri ile iletişim içerisinde olmak,
• -Diğer fakülteler ve yüksekokullarda yürütülen derslerin içeriklerini, materyallerini ve sınavlarının arşivlenmesini sağlamak,
• - Yüksekokuldaki birimlerin işlerini takip etmek ve düzenli yapılmasını sağlamak, birimlerin yaptıkları işlerle ilgili YDYO yönetimi bilgilendirmek ve gerekli onayları almak,
• -Yüksekokul Müdürlüğü ile işbirliği içinde gerekli görevlendirmeleri planlamak ve yapmak,
• - Müdür ve Müdür Yardımcılarının verdiği diğer görevleri yapmak

İlgili Personel

Birim Yöneticisi

Tarih

09.10.2024

Tarih

09.10.2024

Unvanı Adı Soyadı

Öğr. Gör. Dr. Yıldıray KURNAZ

Unvanı Adı Soyadı

Doç. Dr. Handan ÇELİK

İmza

İmza

Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Görev Unvanı

Bölüm Başkan Yardımcısı

Bağlı Olduğu Birim Yöneticisi

Yüksekokul Müdürü

Yerine Vekâlet Edecek Kişi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Öğrencilere eğitim-öğretim sürecinde danışmanlık yapmak.
• Program için Bologna, Erasmus, Farabi vb. programların çalışmalarına katılmak.
• Program içi planlanan etkinliklerin yürütülmesini sağlamak ve Bölüm Başkanına bildirmek.
• Öğrencinin ihtiyaç duyduğu mevzuat (ders içeriği, transkript, yatay ve dikey geçiş, ders alma, ders bırakma, kredi hesaplama, disiplin yönetmeliği vb.) işlemleri hususunda danışmanlık yapmak.
• Program derslerinin günlük olarak yoklamalarının alınmasını ve düzenli olarak öğrenci bilgi sistemine girilmesini kontrol etmek.
• Sınav programlarını (derslerin, gözetmen sayılarının ve sınav salonlarının) kontrol etmek.
• Program öğrencilerinin mezuniyet işlemlerini takip etmek ve mezuniyetini onaylamak.
• Bölüm Başkanlığınca verilecek diğer görevleri yapmak

İlgili Personel

Birim Yöneticisi

Tarih

09.10.2024

Tarih

09.10.2024

Unvanı Adı Soyadı

Öğr. Gör. Dr. Şadıman HUNUTLU

Unvanı Adı Soyadı

Doç. Dr. Handan ÇELİK

İmza

İmza

Birim

Yabancı Diller Yüksekokulu

Alt Birim

Görev Unvanı

Yüksekokul Sekreteri

Bağlı Olduğu Birim Yöneticisi

Yüksekokul Müdürü

Yerine Vekâlet Edecek Kişi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Anayasanın 129. Maddesi gereği “Memurlar ve diğer kamu görevlileri Anayasa ve kanunlara sadık kalarak faaliyette bulunmakla yükümlüdürler” hükmüne uymak,
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 2. Bölümünde (ödev ve sorumluluklar) yer alan 6-16. Maddelere uymak,
• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda kendisine tanımlanmış görevleri yerine getirmek,
• Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütmek,
• Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemini Yüksekokul Müdürünün talimatları doğrultusunda hazırlamak ve duyurmak,
• Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu karar ve tutanaklarını yazmak,
• Yüksekokul Disiplin Kurulu Kararlarını gerekli yerlere bildirmek,
• Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulması için gerekli bakım ve onarım işlerinin takip etmek ve yaptırmak,
• Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makina ve teçhizatın periyodik bakım ve onarımını yaptırmak,
• Yüksekokulda kullanılan makinaların periyodik bakım ve onarımını yaptırılmasını sağlamak,
• Yüksekokuluna gelen ilan ve duyuruları yaptırmak,
• Yüksekokul ile ilgili istatistikî bilgilerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlamak,
• Yüksekokul tarafından düzenlenen tören, toplantı vb. organizasyonları koordine etmek,
• Yüksekokulun bütün tüketim-demirbaş malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen işleyişi sağlamak,
• Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlamak,
• Yüksekokul personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları takip etmek,
• Yüksekokul idari personelinin sicil işlemlerini yürütmek,
• Yüksekokul tahakkuk bölümünden gelen her türlü evrakı kontrol etmek ve onaylamak,
• Personelin izin ve raporlarını takip ederek, ilgili yere kayıt etmek ve bildirmek,
• Akademik personelin ve varsa yabancı uyruklu personelin görevlendirmeleri, süre yenilemeleri ve diğer özlük işlerini yürütmek,
• Yüksekokul faaliyet raporunun hazırlanmasını ve güncellenmesini sağlamak,
• Yüksekokulunun Mali Yıl bütçe hazırlıklarını yapmak ve bütçenin en iyi şekilde kullanımında gerekli planlamayı yaparak performans bütçe uygulamasını gerçekleştirmek,
• Yüksekokulunun güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak ve kontrol etmek,
• Yüksekokula ait demirbaşların kayıtlarının tutulmasını, ambar giriş ve çıkış işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
• Yüksekokul Müdürünün vereceği diğer görevleri yapmak,
• Yüksekokul İdari Örgütünün başı olan Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokuldaki idari işlerden dolayı Yüksekokul Müdürüne karşı sorumludur.
• Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokulun İdari uygulamalarının Üniversitenin genel idari işlerine uygun olması ve birlikteliğin sağlanması bakımından Genel Sekretere ve Üst yönetime karşı sorumludur.

İlgili Personel

Birim Yöneticisi

Tarih

09.10.2024

Tarih

09.10.2024

Unvanı Adı Soyadı

Yüksekokul Sekreteri

Furkan UÇAR

Unvanı Adı Soyadı

Doç. Dr. Handan ÇELİK

İmza

İmza